1. PRISE EN MAIN D’EXCEL
Pour nous permettre de prendre en main Excel, dans cette section :*
- Nous allons apprendre à comprendre l’interface utilisateur d’Excel, tout en passant en revue les notions essentielles de la terminologie d’Excel afin que nous sachions comment sont appelées les différentes sections de l’écran Excel.
- Nous apprendrons aussi comment sélectionner les données et naviguer en toute confiance dans Excel, ainsi que comment afficher les données dans Excel et les différents types de données.
- Vous prendrez ensuite en charge la saisie des données, ainsi que la modification et la suppression des données.
- Nous vous introduirons aussi à un outil d’efficacité vraiment génial : la poignée de recopie.
1.1. Classeur
Un classeur est un fichier Excel qui contient une ou plusieurs feuilles de calcul. L’extension du fichier est typiquement en « .xlsx ».
Comment créer un classeur ?
- Etape 1 : Ouvrez Excel
- Etape 2 : Sélectionnez Nouveau classeur
Figure 1 : Création d’un nouveau fichier Excel
1.2. Feuille de calcul
Une feuille de calcul est un espace de travail dans Excel où vous pouvez organiser, analyser et manipuler des données en utilisant des cellules, des lignes et des colonnes.(Voir Figure 2)
Figure 2 : Espace de travail Excel
1.3. Barre d’outils d’accès rapide
La barre d’outils d’accès rapide est une barre située en haut de la fenêtre Excel qui vous permet d’accéder rapidement à certaines commandes couramment utilisées, telles que Enregistrer, Annuler et Rétablir.(Voir Figure 2)
1.4. Ruban
Le ruban est une bande horizontale située en haut de la fenêtre Excel qui contient des onglets regroupant différentes commandes et fonctionnalités. Le ruban est composé de plusieurs onglets. L’onglet ACCUEIL contient certains des outils les plus fréquemment utilisés. Chaque onglet est organisé en groupes thématiques.
1.5. Navigation dans Excel
Pour naviguer dans Excel, le moyen le plus simple est d’utiliser les barres de défilement.
Nous avons une barre de défilement horizontale, qui nous permet de nous déplacer vers la droite et la gauche, et une barre de défilement verticale, qui nous permet de faire défiler de bas en haut.
À chaque extrémité des barres de défilement, vous verrez également de petites flèches qui nous permettent de faire des déplacements plus petits.
Utiliser les barres de défilement n’est cependant pas toujours la méthode la plus efficace. Parfois, il est plus rapide d’utiliser notre clavier. Par exemple, nous avons quatre touches fléchées, qui nous permettent de nous déplacer facilement d’une cellule à gauche, en bas, à droite et en haut.
1.6. Zone de Nom
La zone de nom est une boîte de texte située à gauche de la barre de formule qui affiche la référence de la cellule sélectionnée. Vous pouvez également l’utiliser pour nommer des cellules ou des plages de cellules spécifiques.
1.7. Fenêtre de feuille de Calcul
La fenêtre de feuille de calcul est la zone principale de travail dans Excel où vous pouvez visualiser et manipuler les données de votre feuille de calcul. Elle est composée de lignes numérotées et de colonnes alphabétiques.
1.8. La cellule
Une cellule est à l’intersection d’une ligne et d’une colonne. Une cellule est référencée par la lettre de la colonne et le numéro de la ligne. L’exemple représenté dans la Figure 2 montre la cellule K13, l’intersection de la colonne K et de la ligne 13.
Pour sélectionner une seule cellule, cliquez simplement sur cette cellule, et c’est un simple clic, pas un double-clic. Cette cellule devient alors la cellule active et vous pouvez la reconnaître car elle a une bordure solide autour.
Si vous souhaitez sélectionner plusieurs cellules, cliquez sur la première cellule de votre sélection, maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites glisser jusqu’à la dernière cellule. Vous remarquerez qu’elles sont toutes mises en surbrillance, à l’exception de la première sur laquelle vous avez commencé. Ne vous inquiétez pas, elle fait toujours partie de la sélection.
1.9. Pointeur de cellule
Le pointeur de cellule est un repère qui indique la cellule actuellement sélectionnée dans la feuille de calcul. Il peut être sous la forme d’un rectangle clignotant ou d’une bordure autour de la cellule.
1.10. Barre de Formule
La barre de formule est une barre située en haut de la fenêtre Excel qui affiche la formule ou le contenu de la cellule sélectionnée. Vous pouvez utiliser cette barre pour saisir et modifier des formules ou des valeurs directement.
1.11. Bouton de défilement des onglets feuilles
Ce bouton, généralement situé à gauche des onglets de feuilles, permet de faire défiler les onglets lorsque vous en avez plus que ce qui peut être affiché dans la fenêtre.
1.12. Bouton Nouvelle Feuille
Ce bouton, généralement représenté par un signe plus (+), permet de créer une nouvelle feuille de calcul dans le classeur Excel.
1.13. Sélection de données
Pour sélectionner une colonne entière de données, vous pouvez simplement cliquer sur les lettres appropriées. Donc, pour sélectionner la colonne C, je clique sur le C. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes. Donc, disons que je veux aller de A à E, je clique sur le A, je maintiens enfoncé et je fais glisser jusqu’à arriver à E, et bien sûr, vous pouvez faire la même chose avec les lignes. Donc, pour sélectionner la ligne cinq, je vais simplement cliquer sur le numéro cinq.
Parfois, vous souhaitez sélectionner de plus grands ensembles de données et cliquer et faire glisser peut être assez lent. Une autre option consiste à cliquer sur la première cellule de votre ensemble de données, puis à maintenir la touche Maj enfoncée et à cliquer sur la dernière cellule, ce qui sélectionnera tout ce qui se trouve entre vos deux clics. Mais attendez, il y a plus. Une façon encore plus rapide de faire cela est de cliquer quelque part dans l’ensemble de données, puis d’utiliser le raccourci Ctrl + A pour tout sélectionner.
1.14. Barre d’état
La barre d’état est une barre située en bas de la fenêtre Excel qui affiche des informations sur l’état de la feuille de calcul. Celles-ci comprennent plusieurs zones utiles.
- L’outil de zoom,
- L’accès à trois options d’affichage différentes
- L’affichage des résultats de calculs qui s’affichent dynamiquement lorsque des données sont sélectionnées dans la feuille de calcul, etc
1.15. Barre de défilement
Les barres de défilement, situées généralement à droite et en bas de la fenêtre Excel, permettent de faire défiler la feuille de calcul horizontalement et verticalement pour visualiser les parties masquées.
1.16. Boutons de Zoom
Les boutons de zoom, situés généralement dans la barre d’état, vous permettent d’ajuster le niveau de zoom pour agrandir ou réduire la taille de la feuille de calcul.
2. MODES D’AFFICHAGE
Nous pouvons nous faciliter l’usage d’Excel avec des options d’affichage appropriées. Pour cela Excel nous offre trois modes d’affichage permettant de répondre à nos besoins.
Il existe trois modes d’affichage sur Excel :
- Affichage normal : c’est l’affichage standard. Il s’affiche par défaut à l’ouverture de votre fichier Excel ;
- Affichage en mode page : les numéros de lignes et de colonnes sont affichés différemment que dans l’affichage normal. Cet affichage peut évoquer la mise en page dans le logiciel MS Word. On peut également constater que l’information sur le nombre de pages à l’impression est indiquée en bas à gauche de votre feuille Excel
- Affichage des sauts de page : cet affichage vous permet la visualisation, grâce à des pointillés bleus, des ruptures de page. Les pages numérotées apparaissent en filigrane sur chaque page du classeur Excel. Pour modifier la mise en page avant l’impression, vous pouvez sélectionner une ligne en pointillé pour déplacer les points de rupture.
Pour accéder à ces différents modes d’affichage, nous avons deux options :
- Dans un fichier Excel, accédez à votre ruban et sélectionnez l’onglet Affichage. Vous pourrez ainsi choisir un des trois modes dans la section Modes d’affichage, à gauche de votre écran.
Figure 3 : Option mode d’Affichage1
- Sur notre barre d’état, à gauche du curseur de zoom se trouvent trois options d’affichage que vous pouvez utiliser.
Figure 4 : Option mode d’Affichage2
3. QUELQUES OUTILS D’AFFICHAGES SUPPLÉMENTAIRES
Sur le Ruban, sélectionnez l’onglet Affichage. Repérez la section fenêtre :
3.1. Fenêtre
Dans cette section vous avez la possibilité de figer les volets, réorganiser votre écran lorsque vous avez plusieurs classeurs ouverts, fractionner des volets pour créer des fenêtres séparées au sein d’une même feuille de calcul etc.
Pour garder une zone visible lorsque vous faites défiler une feuille de calcul, accédez à l’onglet Affichage, où vous pouvez figer des volets pour verrouiller des lignes et des colonnes spécifiques.
COMMENT PROCÉDER ?
- Figer la première colonne
Sélectionnez : Affichage > Figer les volets > Figer la première colonne. La ligne pâle qui s’affiche entre la colonne A et B indique que la première colonne est figée.
- Figeons les deux premières colonnes
Etape 1 : Sélectionnez la troisième colonne Etape 2 : Sélectionnez Affichage > Figer les volets > Figer les volets.
Pour un tutoriel plus avancé, cliquez sur ce lien.
4. POIGNÉE DE RECOPIE
La poignée de recopie est le petit carré noir situé dans le coin inférieur droit d’une cellule sélectionnée. Elle permet de remplir rapidement des cellules adjacentes avec une série ou un motif de données, tels que des chiffres, des dates ou des formules. Vous pouvez afficher ou masquer la poignée de remplissage en suivant les étapes suivantes :
Etape 1 : Cliquez sur Fichier > Options. Si vous utilisez Excel 2007, cliquez sur le Bouton Microsoft Office, puis sur Options Excel. Etape 2 : Dans la catégorie Avancé, sous Options de modification, sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher Activer la poignée de remplissage et le glisser-déplacer de cellules.
Vous désirez en savoir plus sur la poignée de recopie visitez ce lien de Microsoft.